Plan de trabajo anual · SG-SST y PESV
Su plan de trabajo anual del SG-SST no llega a todos. Y eso es un incumplimiento.
Reunir a cuarenta personas dos horas son ochenta horas de producción quieta. Se aplaza, y en la visita faltan firmas.
Aquí el plan se publica una vez y se ejecuta solo: a cada quien le llega lo suyo al celular, firma, y usted no archiva nada.
Y su gente la reconoce como de su empresa: con su logo y, desde 100 trabajadores, desde su propio WhatsApp.
No pedimos tarjeta. Escoja la capacitación y hasta 5 personas de su equipo, y la ve llegar a sus celulares.
- 0 min
- dura una capacitación en el celular, sin sacar a nadie del puesto
- Sin apps
- el trabajador entra con un enlace: ni usuario, ni contraseña, ni descargar nada
- 1 archivo
- toda la evidencia de una actividad, firmada y verificable
Cada pieza responde a un artículo concreto.
No es una lista de normas en el pie de página. El plan anual, la firma, el preoperacional y el tratamiento de los datos de salud están construidos contra el texto que los exige — y por eso la evidencia aguanta que alguien la discuta.
- Decreto 1072/2015Plan anual ejecutado y demostrablePlan de trabajo
- Resolución 0312/2019Los estándares mínimos que revisa el inspectorEvidencia
- Resolución 40595/2022Plan Estratégico de Seguridad VialMódulo PESV
- Ley 1581/2012Datos de salud con autorización aparteConsentimientos
- Ley 527/1999Validez jurídica de la firma electrónicaFirma con OTP
- Resolución 2646/2008Psicosocial, con informe firmadoTamizajes SVE
¿Cuánto le cuesta detener la producción para capacitar?
Ponga sus cuatro números. La cuenta la hace su navegador con lo que usted escriba: no la inventamos, no la guardamos y abajo está la fórmula completa.
Sus datos
Toda la nómina: turnos, sedes y los que entraron este año.
Conductores con PESV. Déjelo en cero si no tiene flota.
Arranca en el salario mínimo. Súbalo al promedio real de quienes asisten.
Capacitaciones, tamizajes y socializaciones: todo lo que se firma.
55 actividades en el catálogo. A un trabajador le tocan 25 al año según su cargo.
Sumar carga prestacional (×1,5)
Prestaciones, seguridad social y parafiscales. Es una aproximación de uso corriente, así que se puede apagar.
Hora de trabajo: $ 10.943
La cuenta, escalón por escalón
Una persona, una hora en el salón
$ 1.750.905 ÷ 240 h × 1,5
$ 10.943
Una actividad, con 40 personas
× 40 personas
$ 437.720
Las 25 veces del año
× 25 veces
$ 10.943.000
Las dos formas de hacerlo
Reunirlos en un salón
$ 10.943.000
1.000 horas de producción detenidas al año
La suscripción a la plataforma
$ 3.427.200($ 285.600/mes)
40 personas · 167 h en el celular, sin quitar producción
Deja de pagar, ya con la suscripción incluida
$ 7.515.800
Equivale a 104 jornadas completas de trabajo que hoy se van en reuniones.
Ya pagada la suscripción, le quedan libres $7,5 millones al año.
Son cerca de 4 veces el salario mensual que usted puso arriba, y 104 jornadas de producción detenidas. Cada actividad presencial se lleva $438 mil antes de que nadie haya firmado nada.
Reunirlos en un salón: $ 10.943.000 al año. La plataforma, con suscripción incluida: $ 3.427.200. Deja de pagar $ 7.515.800 al año, 104 jornadas de trabajo. Ya pagada la suscripción, le quedan libres $7,5 millones al año.
Y esta cuenta todavía no suma
- Contratar un capacitador para cada tema.
- La logística: salón, refrigerio, transporte entre sedes y convocar a la gente.
- La papelería: imprimir listas, actas y evaluaciones, y después tabularlas a mano.
Sumarlos subiría la cifra, no la bajaría. Ya está descontada la suscripción ($ 7.140 por trabajador al mes con IVA, $ 8.330 si es conductor con PESV).
Ver los supuestos
- Suscripción:
- 40 × $ 7.140 × 12 meses = $ 3.427.200
- Neto:
- $ 10.943.000 − $ 3.427.200 = $ 7.515.800
El mes de 240 horas (30 días × 8) es el divisor habitual. Como la jornada máxima semanal viene bajando sin que baje el salario, la hora real cuesta algo más que esto. El auxilio de transporte tampoco está sumado. El precio ($ 7.140 por trabajador al mes) se cobra mes a mes dentro del plan anual, no de una sola vez. Los 167 h que la gente pasa en el celular (40 × 10 min × 25) no están en esta cuenta: no le quitan producción.
Sin tarjeta y sin instalar nada
Ya vio el número. Ahora véalo funcionar con su gente.
Escoja una capacitación y hasta 5 personas de su equipo. Les llega al celular por WhatsApp, se identifican con su cédula, firman — y usted descarga el acta y las constancias con el logotipo de su empresa.
Verificamos su celular con un código. La prueba se cierra a los 3 días.
Su carpeta está impecable. Y no prueba nada.
La competencia le ayuda a guardar documentos ordenados. El problema nunca fue el orden: es que la capacitación ocurra, que quede probada, y que no le cueste parar la planta.
Nunca les llega a todos
El turno de la noche, la sede de la otra ciudad, el que estaba de vacaciones, el que entró en marzo. El cronograma dice cien por ciento; la nómina dice otra cosa, y esa diferencia es exactamente la que se ve en la visita.
Reunirlos cuesta más que capacitarlos
Cuarenta personas dos horas en un salón son ochenta horas de producción quieta, más el refrigerio, el salón y el que hay que traer de la otra sede. Por eso se aplaza, se vuelve a aplazar, y en noviembre toca hacer el año entero en dos semanas.
Todo el proceso es a pulso
Convocar, tomar lista, escanear la planilla, perseguir al que faltó, armar la carpeta. Es un mes de trabajo al año, y lo que queda es una fotocopia con veinte rayas que no dice quién firmó de verdad, ni a qué hora, ni si esa persona vio el contenido.
Cuarenta personas, dos horas y un salón. O un enlace al celular de cada una.
Publique el plan una vez y deje de escoger entre capacitar y producir.
Se configura una vez. Después corre solo.
Cargue su nómina
Sube su archivo de Excel o pega la tabla directamente. Cada persona queda con su cargo, área, sede, ciudad, nivel de riesgo y los comités a los que pertenece.
Publique el plan, una sola vez
Elige los cursos —o deja que la IA los proponga leyendo su nómina real— y a quién va cada uno: por cargo, área, nivel de riesgo o comité. Al publicar se crea la asignación de cada trabajador, y ahí termina su trabajo del año.
A cada quien le llega lo suyo
Un enlace a su celular. Sin instalar nada, sin usuario ni contraseña, sin parar la línea ni alquilar un salón. El primer mensaje es la socialización de la plataforma —el canal, lo obligatorio, cómo reportar— y desde el primer día usted ve quién la abrió, quién aceptó el tratamiento de datos y quién firmó.
Firma, y la evidencia se arma sola
Ve el contenido con su nombre y su cédula encima —el video no se deja adelantar—, presenta la evaluación y firma con un código de un solo uso. Cada paso queda encadenado con hora del servidor.
Cómo funciona, en video
De la obligación a la evidencia, en menos de tres minutos
La próxima auditoría no se prepara. Se descarga.
La evidencia existe desde el día en que cada quien firmó, no desde la semana antes de la visita.
Lo que nos diferencia no se ve en la demostración. Se ve el día que alguien discute una firma.
Cada acción del trabajador entra en un registro encadenado por hash. Si se altera un evento, todos los siguientes dejan de cuadrar, y hay una función que lo comprueba y señala exactamente dónde se rompió.
Cadena de hash, no una carpeta ordenada
Cada evento guarda la huella del anterior. Tocar uno rompe todos los que vienen después, y eso se comprueba con un botón, no con un acto de fe.
La hora la pone el servidor
Nunca el teléfono del trabajador. Cambiarle la fecha al celular no mueve una firma ni un minuto.
La evidencia no se edita ni se borra
Los registros son de solo inserción, con disparadores en la base de datos que bloquean cualquier modificación. Ni el administrador puede. Ni nosotros.
Identidad en cada firma
Nombre y cédula congelados en el instante de firmar, con la IP, el dispositivo y el código verificado. El acta identifica a cada persona por su documento, no por una raya.
Registro de una capacitación firmada
LINK_ABIERTO
09:14:02 · IP y dispositivo registrados
CONTENIDO_COMPLETADO
09:26:41 · versión del contenido hasheada
OTP_VERIFICADO
09:27:10 · código al celular registrado
FIRMA_APLICADA
09:27:33 · queda inmutable
Verificación de la cadena: 0 rupturas
Le quita el trabajo de escritorio. No le inventa los datos.
Redactar el contenido de las capacitaciones no es trabajo suyo: lo escribe y lo certifica un especialista en SST. Lo que la IA le quita a usted es el trabajo de escritorio que sí le toca — cruzar ese catálogo con su nómina, tabular un SVE, ordenar un accidente — con una regla que no se negocia: si falla, lo dice. Nunca rellena con datos verosímiles.
Propone el plan anual desde su nómina
Lee cuántos son, qué cargos hay, en qué nivel de riesgo están y a quién designó usted en cada comité, y arma el cronograma explicando en qué se basó: al COPASST le programa lo del COPASST, a los conductores lo del PESV. Quién pertenece a un comité no lo adivina — es designación suya. Y ningún curso obligatorio puede quedar fuera: eso lo garantiza el código, no el modelo.
Redacta el informe de vigilancia epidemiológica
El servidor tabula las respuestas reales de los tamizajes y la IA escribe el informe sobre esa tabla — nunca sobre cifras que se invente. No sale de la plataforma hasta que lo firme un profesional con licencia, y es el único entregable sin cédulas: el empleador ve la población, no a la persona.
Lee el FURAT y acompaña la investigación
Adjunte el FURAT y saca solo los datos del accidentado; si esa cédula está en su nómina, manda su nómina y no la lectura. Después: cinco porqués, árbol de causas INRS o espina de pescado, con causas inmediatas, básicas y plan de acción. Si el análisis falla se lo dice en la cara, nunca rellena con una causa genérica.
Por qué importa: una plataforma que rellena huecos con texto plausible produce un informe que parece correcto y no lo es. Un error visible cuesta una tarde. Un dato falso creíble cuesta una sanción.
El trabajo de escritorio se hace solo. La decisión sigue siendo suya.
La IA le cruza el catálogo con su nómina, le arma el cronograma y le redacta el informe de SVE. Usted revisa, corrige y publica.
Las actividades, por segmento, tal como están hoy
Cada ficha trae su norma, su público y los temas que cubre; el guion lo escribe y lo avala un especialista con licencia. El catálogo crece con cada actualización: lo que su operación necesite y no vea aquí, se produce a la medida.
La lista sale del catálogo real de la plataforma, no de una copia: lo que ve es lo que el asistente le programa a un cliente. La base anual va a toda la nómina; el resto entra al plan según los peligros de cada grupo de cargos.
El sistema completo, no un módulo suelto
El plan anual se arma en una tarde, y después trabaja solo
Elige del catálogo —o pide una propuesta según su actividad económica y su nómina— y dice a quién va cada una: toda la nómina, un área, unos cargos, un comité o los conductores. La plataforma reparte las fechas en días hábiles, una actividad por día. Se publica una vez: cada persona recibe lo suyo el día que le toca, y lo que quedó sin firmar se ve como deuda en vez de desaparecer.
Con la identidad de su empresa
Su gente la reconoce como de su empresa, no como un programa de un tercero: su logo arriba de cada mensaje y de cada pantalla del celular, su membrete y sus firmas en cada acta y constancia. Y desde 100 trabajadores, su propia línea de WhatsApp, con su foto y su nombre, para que el mensaje llegue de su empresa. La tecnología, el soporte y la evidencia los pone SisteGes SST.
Administración de trabajadores
Cargo, área, sede, ciudad, nivel de riesgo y tipo de vinculación, importados desde su Excel o pegados directo de la tabla. Retirar a alguien lo saca de las asignaciones sin borrarle una sola firma: la prueba de lo que sí hizo se queda.
Caracterización de comités
COPASST, comité de convivencia, comité de seguridad vial y brigada se marcan en la ficha de cada trabajador, porque son designación suya y no se deducen del cargo. Después usted programa una capacitación solo para el COPASST y le llega exactamente a esas personas.
Elección del COPASST y del Comité de Convivencia
Cada dos años, sin urna ni jurados: candidatos con foto y cargo, tarjetón en el celular de cada trabajador activo con verificación por código, y cupos que salen del tamaño real de la nómina como manda la norma. El voto es secreto de verdad —quién votó y qué votó viven separados— y el acta de escrutinio sale en PDF.
Capacitación firmada en el celular
El contenido se ve con el nombre y la cédula del trabajador encima del video, y el video no se deja adelantar. Al final firma con un código de un solo uso enviado a su número registrado, y queda la hora del servidor, la IP y el dispositivo.
PESV completo
Conductores con licencia, SOAT y tecnomecánica, con aviso cuando algo está por vencer y cuando ya venció. El preoperacional se diligencia desde el celular todos los días y queda inmutable: uno por conductor y por fecha. Y la formación vial llega también a quien no conduce por trabajo —peatón, pasajero, quien viene en moto o bicicleta por su cuenta—, porque la norma pide formar a todos los actores viales, no solo a la flota.
SVE con informe firmado
Tamizaje osteomuscular, psicosocial, cardiovascular y auditivo, respondidos por el propio trabajador desde su celular. El informe se arma con esas respuestas y no se puede exportar hasta que un profesional con licencia lo firme dentro de la plataforma.
Investigación de accidentes
Cinco porqués, árbol de causas INRS o espina de pescado, con el accidentado identificado por su cédula de la nómina y no por lo que alcanzó a leer el OCR del FURAT. La lección aprendida se socializa como una actividad firmable más, no como un correo que nadie abre.
Indicadores que distinguen
Cobertura y eficacia se miden por separado, porque cuánta gente falta y qué tan bien entendió la que asistió son dos preguntas distintas. Tasa de frecuencia, severidad, días perdidos y accidentalidad por sede, exportables cuando los pidan.
Reportes y actas
Acta de cada actividad con nombre, cédula, cargo, firma y calificación, con su membrete, su representante legal y su responsable SST con licencia. Informe ejecutivo de PESV y cierre de investigación, listos para exportar.
Evidencia para auditoría, en el momento
Un archivo por actividad: la constancia individual de cada firmante más el manifiesto de huellas para verificarlas una por una. No se prepara la semana antes de la visita — existe desde el día en que cada quien firmó, y se descarga mientras el inspector está sentado al frente.
Sus propios materiales, también firmados
Suba su política, su procedimiento o su video, o pegue el enlace si el archivo es pesado, y prográmelo con fecha y público objetivo. En la inducción, además, sus documentos —política, reglamento, plan de emergencias— van listados para el trabajador y dentro de lo que firma. Deja de ser un documento en una carpeta compartida: pasa por la misma firma y la misma evidencia que cualquier curso del plan.
Reporte de actos y condiciones inseguras
Cualquier trabajador reporta desde su celular, con foto, con su nombre o sin él —lo elige en cada reporte—. Le llega al responsable en el momento, por correo con la foto adjunta, y queda en una cola con los días que lleva abierto hasta que alguien escribe qué se hizo. El buzón físico, sin buzón.
Autoevaluación 0312 que se pre-marca con firmas
El porcentaje de estándares mínimos que se le reporta a la ARL cada año. Aquí la mitad de los ítems no se responden con un clic: llegan con la prueba al lado —firmas de capacitación e inducción, elección del COPASST cerrada, rendición firmada, investigaciones— y usted los acepta. Plan de mejora por cada «no cumple», cierre anual y el informe en PDF. Nadie más puede pre-marcarlo, porque nadie más tiene las firmas.
Matriz legal viva
Los requisitos que le aplican según su nómina, sus conductores y sus peligros; la cápsula que cumple cada uno y cuántas firmas tiene; y aviso cuando una norma cambia. El cambio se socializa a la nómina por el canal y queda firmado. Su matriz deja de decir «cumple»: apunta a firmas.
Entrega de EPP firmada por quien la recibe
La planilla que siempre se pierde cuando hay un accidente. Elige a quién y qué entregó; a cada persona le llega la lista al celular y la confirma con su código. La lista entra en la firma, y la reposición se calcula por la vida útil que usted fija.
Rendición de cuentas anual, firmada por niveles
El informe del ciclo que exige el Decreto 1072 —plan ejecutado, accidentalidad, acciones, PESV, SVE— se compone con lo que la plataforma ya midió, y cada nivel lo firma: la dirección y el responsable SST en el PDF; líderes, personal SST y comités desde el celular. Un hallazgo seguro de auditoría, resuelto.
Un asistente que pregunta y escala
Escríbale o háblele: le dice dónde está cada cosa en la plataforma. Y cuando lo que cuenta no es una duda de uso sino algo que no funciona, abre él mismo el reporte a soporte con la conversación, y una persona lo atiende.
Multiempresa para temporales
La EST cambia de empresa usuaria en un selector y todo el panel la sigue: nómina, plan, PESV, evidencia. El trabajador en misión cuenta donde tiene que contar, el accidente cae en la empresa donde ocurrió, y quién aparece en el membrete de cada usuaria —ella, ambas o solo la EST— lo deciden las dos empresas.
Usuarios, roles y auditoría interna
Invite a su asesor externo o a su auditor con un perfil de solo lectura que no puede modificar nada. Cada acción de cada administrador queda en un registro que tampoco se edita ni se borra.
Todo lo anterior, funcionando, con datos de una empresa de demostración.
Ábrala y mírela por dentro antes de cargar un solo trabajador.
4
eventos encadenados por firma
Enlace abierto, contenido completado, código verificado y firma aplicada.
0
rupturas admitidas en la cadena
Una función recorre el registro completo y señala la primera inconsistencia.
1
archivo para el inspector
Constancias y manifiesto de verificación de toda una actividad.
Actividades
24
Asignaciones
179
Firmadas
89
Cumplimiento
50%
Cobertura mes a mes. Datos de ejemplo.
Un número verde que sí significa algo
La cobertura y la eficacia se miden por separado, a propósito. Cuánta gente falta y qué tan bien entendió la que asistió son dos preguntas distintas, y mezclarlas es lo que hace que un indicador en verde no quiera decir nada.
- Cumplimiento por actividad, por empresa y por ciclo anual
- Acta con nombre, cédula, cargo, firma y calificación
- Vista de solo lectura para consultar sin riesgo de alterar el plan
- Alertas de licencia, SOAT y tecnomecánica por vencer
Sus usuarias, cada una en lo suyo, y el consolidado en una pantalla
Cambia de empresa usuaria en un selector y todo el panel la sigue: nómina, plan, PESV, evidencia. El trabajador en misión aparece donde tiene que aparecer, y la accidentalidad cuenta en la empresa donde ocurrió.
Lo que todo el mundo pregunta primero
¿Una capacitación de diez minutos en el celular cumple la norma?+
Sí, y deja mejor prueba que un salón. El Decreto 1072 exige que la capacitación se imparta, se documente y se evalúe su eficacia; no fija horas de silla para los temas del plan anual, y la Resolución 0312 verifica que exista y se ejecute el programa, no la duración de cada sesión. Aquí el trabajador recibe el contenido completo, responde la evaluación y firma: queda impartida, documentada, evaluada e identificada por cédula. Caso aparte son las formaciones de alto riesgo —trabajo en alturas, espacios confinados, brigada de emergencia—, que sí exigen presencialidad, intensidad horaria mínima y formador o entidad autorizada: esas se programan presenciales, y su constancia se registra y se archiva aquí junto con todo lo demás.
¿Una firma desde el celular tiene validez?+
La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 no exigen firma manuscrita: exigen un método confiable y apropiado para atribuirle la firma a una persona. Aquí hay acuerdo de firma electrónica aceptado antes por el trabajador, código de un solo uso al número registrado en su ficha, hora del servidor, IP, dispositivo, y una cadena de huellas que se puede verificar entera. Es bastante más de lo que prueba una raya a lápiz sobre una fotocopia.
¿Y el que no firma? ¿Toca perseguirlo igual?+
Perseguirlo, no. Saber quién es, sí, y en el momento. El tablero le muestra por nombre y cédula quién ya firmó, quién va a medias y quién no ha abierto el enlace, por actividad y por sede, y lo que queda sin hacer se arrastra marcado como vencido en vez de desaparecer del reporte. Usted deja de reconstruir doce meses la semana antes de la auditoría, porque en ningún momento dejó de saber cómo iba.
¿Qué pasa con los datos de salud de los tamizajes?+
Se recogen con un consentimiento aparte del general, y el empleador nunca ve la respuesta individual de una persona identificada: solo la tabulación agregada. Lo exige la Ley 1581 de 2012 y es lo que cada trabajador autorizó. Por eso el informe de SVE es el único entregable que no lleva cédulas, y el psicosocial no se exporta hasta que lo firme un psicólogo con licencia, como pide la Resolución 2646 de 2008.
Somos una empresa de servicios temporales, ¿esto nos sirve?+
Está construido para eso desde la base de datos, no adaptado después. La EST ve a su gente en misión dentro de cada empresa usuaria, con consolidado y corte por empresa, y el accidente de un trabajador en misión cuenta en la empresa donde ocurrió, no en la temporal.
¿Mi gente va a saber que esto es de mi empresa?+
Sí. Cada mensaje llega con el logo de su empresa arriba, el celular del trabajador muestra su logo en cada pantalla, y las actas y constancias salen con su membrete, su representante legal y su responsable SST. Desde 100 trabajadores, además, le asignamos una línea de WhatsApp propia con la foto y el nombre de su empresa: el trabajador ve que le escribe su empleador. La línea la opera SisteGes mientras dure el contrato, y la evidencia es siempre suya.
¿Cuánto cuesta?+
El valor depende del tamaño de su nómina. Escríbanos, miramos su caso concreto —cuántos trabajadores, cuántas sedes, si hay PESV— y le pasamos el número. Sin letra menuda.
Cuando llegue la visita, usted solo descarga un archivo.
Su SG-SST no se cae en la carpeta: se cae en el turno de la noche, en la otra sede y en el que entró en marzo. Pruébelo con cinco personas de su equipo —dos minutos— y vea llegar la capacitación a sus celulares, con el logo de su empresa en el acta y en las constancias.
