Política de Tratamiento de Datos Personales del Proveedor

Política de Tratamiento de Datos Personales — SisteGes SST — v3

1. Quién es el Responsable

SISTEGES SST S.A.S., que opera la plataforma SisteGes SST NIT 902.108.875-5 Domicilio: Barranquilla (Atlántico), Colombia Dirección: Calle 58 # 24-07, Barranquilla (Atlántico) Teléfono: (605) 322 5918 Correo para protección de datos: habeasdata@sisteges.com Sitio: https://sisteges.com

Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a las demás normas que las modifiquen, adicionen o compilen.

2. A quién le aplica esta política, y a quién no

Sí le aplica a:

No le aplica a los trabajadores de las empresas clientes. Respecto de ellos, no somos Responsables: somos Encargados. El Responsable es el empleador, que es quien decide qué datos se tratan y para qué. Si usted es trabajador de una empresa que usa SisteGes SST y quiere conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar su autorización, debe dirigirse a su empleador, por el canal que él le haya informado.

Si de todos modos nos escribe, no resolveremos su solicitud —no podemos, porque no somos quienes deciden sobre esos datos—, pero la trasladaremos a su empleador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informaremos que lo hicimos y a dónde.

3. Qué datos tratamos y para qué

3.1 Usuarios administradores

Datos: nombres y apellidos, correo corporativo, cargo, empresa que representa, credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada y no es legible por nosotros), registro de sus accesos y de las acciones que realizan en la plataforma, dirección IP y dispositivo.

Finalidades:

a) Crear, administrar y dar de baja su cuenta de acceso. b) Autenticarlo y controlar sus permisos según el rol asignado. c) Registrar en la bitácora de auditoría las acciones sensibles, como control de seguridad y como prueba frente a la propia empresa cliente. d) Prestar soporte técnico y responder sus solicitudes. e) Enviarle comunicaciones operativas del servicio: avisos de mantenimiento, incidentes, cambios en los textos legales o en las condiciones. f) Facturar y gestionar el cobro. g) Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

3.2 Contactos comerciales

Datos: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, tamaño de la nómina y demás información que la persona nos entregue voluntariamente.

Finalidades:

a) Atender su solicitud de información, demostración o cotización. b) Enviarle propuestas comerciales y hacerles seguimiento. c) Enviarle comunicaciones comerciales sobre nuestros servicios, de las que puede retirarse en cualquier momento por el enlace de cada mensaje o escribiendo a habeasdata@sisteges.com. d) Elaborar estadísticas internas de gestión comercial.

3.3 Proveedores y aliados

Datos: identificación, datos de contacto y datos bancarios cuando corresponda. Finalidades: contratar, pagar, cumplir obligaciones tributarias y contables.

3.4 Visitantes del sitio

Datos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y tiempo de permanencia, recolectados por cookies y herramientas de analítica. Finalidades: operar el sitio, medir su desempeño y mejorar su contenido. Ver la sección 11.

3.5 Aspirantes a empleo

Datos: los que consten en su hoja de vida. Finalidades: adelantar el proceso de selección. Conservamos las hojas de vida de quienes no fueron seleccionados por un (1) año, para futuras vacantes, salvo que pidan lo contrario.

4. Base del tratamiento

Tratamos estos datos con la autorización previa, expresa e informada del titular, que se recoge al momento del registro, del envío del formulario o de la entrega de la información, y que queda registrada con la fecha, la hora del servidor y la versión de esta política vigente en ese momento.

También tratamos datos cuando es necesario para ejecutar un contrato en el que el titular es parte, o para cumplir una obligación legal a nuestro cargo.

5. Datos sensibles y datos de menores

5.1. En el marco de esta política —es decir, respecto de administradores, contactos comerciales, proveedores y visitantes— no recolectamos datos sensibles. No pedimos información de salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical, ni datos biométricos.

5.2. Los datos sensibles de salud que existen en la plataforma pertenecen a los trabajadores de nuestras empresas clientes, y frente a ellos actuamos como Encargados, con el régimen especial descrito en el acuerdo de encargo (encargo-tratamiento-datos-v1.md, sección A.7): autorización separada y facultativa, acceso restringido, y prohibición de que el empleador vea respuestas individuales.

5.3. Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad y no recolectamos deliberadamente sus datos bajo esta política. Si detectamos que recibimos datos de un menor sin la autorización de su representante legal, los suprimiremos.

6. Derechos del titular

Como titular de sus datos, usted tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos. b) Solicitar prueba de la autorización que otorgó. c) Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de reclamo ante nosotros. e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos. f) Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercer esos derechos

7.1. Canal. Escriba a habeasdata@sisteges.com, indicando su nombre completo, documento de identidad, la solicitud concreta y un correo o dirección de respuesta. Si actúa por medio de apoderado, adjunte el poder.

7.2. Consultas. Se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7.3. Reclamos. Se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7.4. Reclamo incompleto. Si el reclamo no reúne la información necesaria, se lo pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes. Si no la aporta dentro de los dos (2) meses siguientes, entenderemos que desistió.

7.5. Reclamo dirigido a quien no corresponde. Si el reclamo es sobre datos de los que somos Encargados y no Responsables, lo trasladaremos al empleador correspondiente e informaremos al titular, conforme a la sección 2.

7.6. Anotación de reclamo en trámite. Mientras un reclamo esté en curso, incluiremos en nuestros registros la leyenda «reclamo en trámite».

8. Cuánto tiempo conservamos la información

Vencidos los plazos, suprimimos o anonimizamos la información, salvo obligación legal de conservarla.

9. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: cifrado de las comunicaciones, cifrado en reposo, control de acceso por rol, autenticación de usuarios, registro de accesos, principio de mínimo privilegio, copias de respaldo y deber de confidencialidad de nuestro personal.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad en los términos que la ley exija.

10. Encargados, transmisiones y transferencias internacionales

10.1. Para operar usamos proveedores de infraestructura que tratan información por nuestra cuenta:

10.2. Esto implica que su información puede alojarse y procesarse fuera de Colombia. Al aceptar esta política, usted autoriza esa transferencia y transmisión, que es necesaria para prestarle el servicio. Exigimos a estos proveedores condiciones de protección no inferiores a las de esta política.

10.3. No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales.

10.4. Podemos entregar información a autoridades cuando una ley u orden judicial nos obligue.

11. Cookies y analítica

El sitio usa cookies propias y de terceros para operar correctamente, recordar preferencias y medir el uso de las páginas. Usted puede bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de su navegador; algunas funciones podrían dejar de operar si lo hace. La analítica se usa de forma agregada, para entender qué contenidos son útiles, no para perfilar personas identificadas.

12. Registro Nacional de Bases de Datos

Verificaremos si nos corresponde inscribir nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio y, de corresponder, lo haremos en los términos y plazos que la norma señale.

Respecto de las bases de datos de trabajadores de nuestras empresas clientes, la eventual obligación de registro es de cada empleador en su calidad de Responsable, no nuestra.

13. Vigencia

13.1. Esta política rige desde su publicación y permanece vigente hasta que se publique una versión posterior.

13.2. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para las finalidades descritas y para cumplir las obligaciones legales aplicables.

13.3. Cambios. Los cambios sustanciales se informarán con al menos quince (15) días de anticipación, por el sitio y por correo a los usuarios administradores. Las versiones anteriores no se editan: se conservan, de modo que siempre se pueda reconstruir qué política estaba vigente cuando usted otorgó su autorización.